Подготовка к обязательному аудиту: какие документы запросит аудитор

Кому нужен обязательный аудит и как формируется запрос аудитора

Случаи, когда аудит обязателен, определяет статья 5 закона № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности». Под нее подпадают организации, чья отчетность превышает установленные там пороги по выручке за предыдущий год или по активам на конец предыдущего года. Аудит также обязателен для организаций из перечня категорий, названных в законе, и для тех, кто составляет консолидированную отчетность. Пороги и перечни меняются, поэтому их нужно сверять с действующей редакцией. Если компания подпадает под критерии, аудиторские услуги стоит заказать заранее: объем работ и сроки фиксируют договор и задание на аудит.

Компании без такой обязанности могут провести инициативный аудит по собственному решению.

Закрытого перечня документов не существует. Состав запроса определяет аудиторская организация, исходя из специфики бизнеса, оценки аудиторского риска и существенности, а также требований федеральных стандартов аудиторской деятельности (ФСАД). У торговой компании со складом запрос будет один, у строительной с долгосрочными договорами другой. При консолидированной отчетности или отчетности по МСФО добавятся документы по группе, и здесь пригодится аудит по МСФО.

Аудитор выражает мнение о достоверности бухгалтерской (финансовой) отчетности и выдает аудиторское заключение. Налоговые обязательства по поручению ФНС он не проверяет. Работать с компанией может только аудиторская организация, состоящая в саморегулируемой организации аудиторов (СРО) и независимая от проверяемого лица.

Какие документы запросит аудитор

Список документов для аудита ниже служит ориентиром и не претендует на полноту. Аудит бухгалтерской отчетности строится на выборке, поэтому больше всего материалов аудитор запрашивает по участкам с высоким риском искажения.

Группа документов	Что входит	Зачем аудитору
Учредительные и корпоративные	Устав, протоколы, документы о полномочиях	Проверить полномочия подписантов
Учетная политика и регламенты	Учетная политика, график документооборота, положения об инвентаризации	Понять правила учета и внутренний контроль
Отчетность и регистры	Отчетность, главная книга, ОСВ, регистры	Сверить отчетность с учетом
Первичные документы и договоры	Договоры, акты, накладные, УПД, счета-фактуры	Подтвердить факт и период операции
Расчеты, акты сверки, инвентаризация	Акты сверки, итоги инвентаризации, банковские подтверждения	Оценить достоверность остатков
Налоговая отчетность	Декларации, расчеты, налоговые регистры	Сопоставить учет и декларации
Кадры и персонал	Штатное расписание, трудовые договоры, ведомости, резерв отпусков	Проверить расходы на оплату труда
Основные средства, запасы, аренда, займы и кредиты	Инвентарные карточки, договоры, графики платежей	Проверить оценку и раскрытие
Письменные заявления руководства	Письмо-представление	Подтвердить полноту информации

Учредительные документы и учетная политика

Аудитор начинает с документов, которые задают рамки учета: устав, решения и протоколы собраний, документы о полномочиях подписантов. По ним он проверяет, кто вправе подписывать договоры и одобрялись ли крупные сделки, поэтому доверенности и приказы о назначении лучше собрать в одном месте. Второй набор: учетная политика, график документооборота и положения об инвентаризации. Если политика не обновлена под ФСБУ 5/2019, 6/2020, 25/2018 и 26/2020, расхождения обнаружатся в первые дни проверки и потребуют пересчетов.

Отчетность, регистры, первичные документы и договоры

Бухгалтерская отчетность, главная книга, оборотно-сальдовая ведомость и регистры бухгалтерского учета должны сходиться между собой, а любая ручная корректировка нуждается в обосновании. Первичные документы и договоры аудитор запрашивает выборочно: называет операции и просит договор, акт, накладную, УПД и счет-фактуру по каждой из них, и на это уходит время. Поэтому любой документ должен находиться по номеру и дате за несколько минут, иначе один запрос растягивается на несколько дней.

Расчеты, налоговая отчетность и кадры

Акты сверки и результаты инвентаризации нужны аудитору для оценки остатков по расчетам и запасам. Если контрагент не подписал акт сверки, аудитору придется запрашивать подтверждение напрямую или применять альтернативные процедуры, и сроки вырастут. Налоги вместо ФНС он не проверяет, но расхождение между учетом и декларацией заметит: объем процедур по налоговым статьям увеличится, а бухгалтерии придется давать пояснения. По кадрам запрашивают штатное расписание, трудовые договоры, расчетные ведомости и расчет резерва отпусков. Если в штатном расписании одна ставка, а в ведомости другая, потребуются документы-основания.

Основные средства, займы и письменные заявления руководства

Основные средства, запасы, аренду и капитальные вложения регулируют ФСБУ 6/2020, 5/2019, 25/2018 и 26/2020. Аудитор запрашивает инвентарные карточки, договоры аренды, займов и кредитов, графики платежей, а остатки по кредитам и займам сверяет с банком. В конце проверки руководитель подписывает письмо-представление. Им подтверждается, что аудитору передана вся значимая информация, поэтому подписывать его стоит только после внутренней сверки данных и вопросов к бухгалтерии.

Как подготовиться к аудиту: этапы

Подготовку удобно разбить на три этапа, чтобы нагрузка на бухгалтерию не пришлась на период закрытия года. Первый этап касается правил учета и расхождений в данных: их исправление требует времени и согласований, поэтому начинать лучше с него. Второй этап собирает документы в одном месте и назначает ответственного. Третий приходится на саму проверку, где главным условием становится дисциплина ответов. Ниже каждый этап описан конкретными шагами, которые можно перенести в план работ.

За 2-3 месяца до начала

На этом этапе исправляется то, что нельзя быстро поправить в разгар проверки: правила учета и расхождения между регистрами и декларациями. Сделайте следующее:

1. Сверьте учетную политику с действующими ФСБУ и внесите изменения.
2. Закройте незавершенные операции и разберите расхождения между учетом и налоговыми декларациями.
3. Разошлите акты сверки и добейтесь подписанных экземпляров.

Контрагентам нужно время на проверку и подписание, поэтому рассылку актов лучше не откладывать.

За месяц до начала

Когда правила учета приведены в порядок, наступает время собрать документы и распределить роли. Перед началом проверки выполните следующие шаги:

1. Проведите инвентаризацию и оформите результаты.
2. Соберите корпоративные документы и договоры с ключевыми контрагентами в одну папку.
3. Назначьте ответственного и согласуйте с аудитором формат обмена.

Папка с готовыми документами заметно сократит время ответа на первые запросы аудитора и снимет часть нагрузки с бухгалтерии.

В период проверки

В ходе работ аудитор присылает запросы по мере продвижения, и скорость ответов определяет общий срок. Придерживайтесь нескольких простых правил:

1. Ведите реестр запросов и отвечайте в согласованные сроки.
2. Фиксируйте, что и когда передано.
3. Обсуждайте найденные расхождения сразу, не копите их до конца работ.

По итогам аудитор может направить письмо руководству с рекомендациями по улучшению внутреннего контроля. Его стоит разобрать с руководством и учесть до начала следующего отчетного периода.

Как организовать обмен документами с аудитором

Назначьте одного ответственного со стороны компании, обычно это главный бухгалтер или его заместитель. Все запросы идут через него. Если запрос по договорам аренды получат бухгалтер и юрист одновременно, аудитор увидит два комплекта копий и будет выяснять, какой актуален.

• Реестр запросов: номер, дата, срок ответа, исполнитель, статус.
• Сроки: на типовые запросы дни, на сложные больше, фиксируйте договоренность в начале.
• Электронный обмен: единое защищенное хранилище вместо пересылки файлов по личной почте.
• Конфиденциальность: аудитор обязан хранить аудиторскую тайну, но и в компании доступ к данным стоит ограничить.

Частые ошибки при подготовке

На практике проверку чаще всего затягивают одни и те же ошибки:

• Учетная политика не обновлена под ФСБУ.
• Акты сверки не подписаны контрагентами, и аудитор запрашивает подтверждения сам.
• Учет расходится с декларациями без объяснений.
• Нет ответственного, и один запрос обрабатывают несколько сотрудников.
• Инвентаризацию проводят уже после начала проверки.
• Ответы на запросы откладывают до конца работ, и срок аудита растет.

По отдельности каждая ошибка решается быстро. Когда они накапливаются, аудитору приходится расширять процедуры, а бухгалтерии отвечать на вопросы одновременно с закрытием периода.

Чек-лист подготовки к аудиту

Перед началом проверки убедитесь, что выполнены следующие пункты:

• Проверить, подпадает ли компания под статью 5 закона № 307-ФЗ, по действующей редакции.
• Обновить учетную политику под ФСБУ.
• Подписать акты сверки и провести инвентаризацию.
• Сверить данные учета с декларациями.
• Собрать корпоративные документы и ключевые договоры.
• Назначить ответственного и завести реестр запросов.
• Согласовать сроки ответов и защищенный канал обмена.

Если нужна помощь с аудитом бухгалтерской отчетности, «Энерджи Консалтинг» подключается на этапе подготовки. Компаниям, которые планируют переход на МСФО, стоит заранее обсудить это с аудитором.