Постановка сквозной системы внутреннего контроля в производственной компании

Система внутреннего контроля: что это и зачем она нужна

Обязанность экономического субъекта организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной леятельности закреплена в статье 19 Федерального закона «О бухгалтерском учете». Для компаний, чья бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательному аудиту, внутренний контроль должен охватывать также ведение бухгалтерского учета и составление бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Минфин России в Информации № ПЗ-11/2013 рассматривает внутренний контроль как систему, в которой взаимосвязаны контрольная среда, оценка рисков, контрольные процедуры, информация и коммуникация, а также оценка внутреннего контроля. Организация проведения внутреннего контроля должна быть встроена в повседневную деятельность компании, а не существовать только в виде набора формальных регламентов.

Уровни СВК в производственной компании

В производственной компании сквозную СВК целесообразно выстраивать на трех уровнях.

На уровне компании в целом задаются правила: контрольная среда, структура полномочий, политика управления рисками, порядок согласования решений, требования к отчетности и стандартам поведения.

На уровне бизнес-процессов определяются рисковые зоны и контрольные точки в закупках, складском учете, производстве, ремонтах, логистике, продажах, налоговом и бухгалтерском учете.

На уровне операций и документов реализуются конкретные контрольные процедуры: согласование, сверка, лимитирование, инвентаризация, контроль доступа, анализ отклонений, подтверждение хозяйственных фактов и мониторинг исключений.

Ключевые зоны контроля: на что обращать внимание

В производстве слабые места обычно сосредоточены не в одном подразделении, а на стыке функций: между снабжением и складом, складом и производством, производством и продажами, финансами и операционным блоком. Именно поэтому контроль должен быть сквозным.

Зона риска	Что может пойти не так	Контрольная точка	Кто вовлечен
Закупки и приемка сырья	завышение объемов поставки, некачественное сырье, ошибки в ценах и документах	сверка договора, заказа, накладных, результатов приемки и фактического веса/количества	снабжение, склад, ОТК, бухгалтерия
Склад и запасы	некорректные остатки, пересортица, недостачи, избыточные запасы	инвентаризации, контроль движения ТМЦ, лимиты и анализ медленнооборачиваемых остатков	склад, производство, финансы
Производство и качество	потери сырья, брак, простои, выпуск вне плана, искажение данных о незавершенном производстве	контроль норм расхода, брака, сменных отчетов, маршрутов и отклонений от технологических карт	производство, ОТК, техслужбы
Себестоимость и учет	неверное распределение затрат, ошибки в калькуляции, искажение маржинальности	контроль закрытия периода, методики распределения косвенных расходов и сверка с выпуском	экономисты, бухгалтерия, финансы
Продажи и логистика	отгрузка без полного документального основания, ошибки в скидках, возвраты и претензии	сверка условий договора, отгрузочных документов, цен, скидок и дебиторской задолженности	продажи, логистика, юристы, бухгалтерия

Особенности производственных компаний с точки зрения СВК

Для производственного сектора характерна сложная цепочка взаимосвязанных процессов, где операционные, финансовые, нормативные и экологические риски тесно связаны друг с другом. Даже одна поломка ключевого оборудования, ошибка в приемке сырья или сбой в логистике могут повлиять на выпуск, себестоимость и исполнение контрактов.

Дополнительную сложность для производственной компании создают высокий удельный вес запасов и незавершенного производства, а также значимость нормирования расхода сырья, ремонтов и капитальных вложений. Если в этих зонах отсутствуют прозрачные контрольные процедуры, руководство получает отчетность с запозданием и не видит реальных источников потерь.

Порядок внедрения сквозной СВК

Внедрение системы внутреннего контроля, построение системы внутреннего контроля и разработка системы внутреннего контроля обычно начинаются с диагностики текущих процессов. Компания анализирует основные бизнес-процессы, действующие правила, отчетность, информационные потоки и существующие слепые зоны контроля, после чего определяет наиболее чувствительные участки с точки зрения потерь, ошибок и злоупотреблений. Далее проект переходит в практическую фазу: определяется, что именно контролируется, кем, как часто, на основании каких документов и какой сигнал считается отклонением.

1. Диагностика текущих процессов
   Анализируются основные бизнес-процессы, существующие правила, отчеты, информационные потоки и «слепые зоны» контроля.

2. Выявление зон риска
   Определяются операции и участки, где потери, ошибки или злоупотребления наиболее вероятны и наиболее чувствительны для бизнеса.

3. Настройка контрольных точек
   Для каждого ключевого риска определяется контроль: что проверяется, кем, как часто, на основании каких документов и какой сигнал считается отклонением.

4. Распределение ответственности
   Фиксируются владельцы процесса, исполнители контроля, согласующие лица и порядок эскалации нарушений.

5. Формализация регламентов
   Утверждаются политики, регламенты, матрица рисков и контрольных процедур, формы отчетности и периодичность мониторинга.

6. Тестирование и автоматизация
   Проверяется, работают ли контрольные процедуры на практике; по возможности ключевые контроли встраиваются в корпоративную информационную систему учета (ERP) и аналитическую отчетность.

7. Мониторинг и пересмотр
   СВК не остается статичной: контрольные точки, показатели и роли пересматриваются при изменении продукции, цепочек поставок, структуры бизнеса и ИТ-систем.

Какие подразделения должны быть задействованы

Сквозная СВК в производственной компании не может быть задачей только бухгалтерии или службы внутреннего контроля. В рабочий контур обычно входят закупки, склад, производство, ОТК, логистика, финансовая служба, бухгалтерия, ИТ, юридическая функция, HR и руководство бизнес-направлений. Чем сложнее производственная цепочка, тем важнее заранее определить, кто владеет процессом, кто выполняет контроль, кто анализирует отклонения и кто принимает решения по корректирующим действиям.

Преимущества настроенной СВК: что получает производственная компания

Главная ценность СВК для производственной компании заключается в том, что контроль начинает приносить не только формальное соответствие требованиям, но и измеримый экономический эффект.

• Снижение прямых потерь. В одной производственной компании после внедрения простых операционных контролей на этапе приемки сырья потери снизились с 3% до 0,5% от объема закупок. При годовом объеме закупок 1 млрд руб. экономия составила 25 млн руб.
• Снижение уязвимости к мошенничеству и ошибкам. Эффективная система внутреннего контроля позволяет своевременно выявлять участки, на которых возможны злоупотребления, ошибки и искажения данных. Минфин России указывает на необходимость выявления таких зон при организации внутреннего контроля, а ФНС рассматривает работающую СВК как инструмент снижения налоговых рисков, повышения качества учета и укрепления внутренней дисциплины. Для производственной компании это особенно важно, поскольку прозрачные контрольные процедуры на стыке закупок, склада, производства, ремонтов и расчетов позволяют раньше выявлять отклонения и снижать риск потерь, вызванных как ошибками, так и недобросовестными действиями.
• Повышение качества управленческой отчетности. Настроенный контроль позволяет быстрее обнаруживать отклонения по себестоимости, запасам, браку, простоям и дебиторской задолженности, а значит — принимать решения не постфактум, а в процессе периода.
• Снижение налоговых рисков и готовность к налоговому мониторингу. ФНС указывает, что документы о системе внутреннего контроля входят в обязательный пакет для перехода на налоговый мониторинг, а доступ к данным и работающая СВК позволяют налоговому органу снижать объем истребуемых документов и концентрироваться на рисковых операциях.

Вывод

Для производственных компаний ключевая задача не в том, чтобы контролировать каждую операцию вручную, а в том, чтобы выстроить понятную и работающую систему контроля в самых чувствительных зонах. В производственной компании в первую очередь стоит проверить закупки, склад, выпуск продукции, себестоимость, ремонты и расчеты с контрагентами — именно там чаще всего формируются потери, ошибки и искажения данных. Разумно начинать не с масштабной перестройки всех процессов, а с диагностики рисковых участков, определения контрольных точек и закрепления ответственности за контроль. Такой подход позволяет быстрее получить результат: сократить потери, повысить качество управленческой отчетности и снизить налоговые и операционные риски до того, как они перерастут в существенную проблему.

Источники

• Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», статья 19 «Внутренний контроль».
• Информация Минфина России № ПЗ-11/2013 «Организация и осуществление экономическим субъектом внутреннего контроля совершаемых фактов хозяйственной жизни, ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской (финансовой) отчетности».
• Приказ ФНС России от 25.05.2021 № ЕД-7-23/518@ «Об утверждении Требований к организации системы внутреннего контроля».
• ФНС России. Материалы по налоговому мониторингу и системе внутреннего контроля.